اولویت ها چیزهایی هستند که اهمیت دارند. اولویت بندی کارها را هم همه ما حداقل در ذهنمان رعایت می‌کنیم. من این را می‌دانم، شما هم می‌دانید. اما بسیاری از ما در مقابل مسائل فوری زندگی مان همیشه هم مطابق لیست کارهایمان پیش نمی رویم. زیرا در واقع باید به مسائل مهم پاسخ دهیم نه مسائل فوری.
به آن فکر کنید: فعالیت‌های مهم باید اولویت بیشتری داشته باشند زیرا اینها مسائلی هستند که برای رسیدن به اهدافِ ما، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند. آنها اثر بلندمدت تری دارند و می بایست به ما کمک کنند تا به اهدافمان برسیم. فعالیت‌های فوری معمولاً طبیعت کوتاه‌مدتی دارند و ممکن است در هدف ما اثر داشته باشند یا نداشته باشن.د به جای آن، با فشار آوردن بر ما به طور روزانه، زمان بسیار زیادی را از ما می گیرند. میان فعالیت‌های فوری و مهم، تنش دائمی وجود دارد و به این دلیل که مسائل پراهمیت به ندرت بازه ی زمانی یک روزه دارند – و فوری ها تقریباً همیشه یک روزه هستند- بسیار حیاتی است که بدانیم چطور باید اولویت بندی کنیم که دیدگاه ها، اهداف و امیال ما بطور موثرتری پوشش داده شوند.
کارها را بر اساس کسی که آنها را محول کرده است، اولویت بندی نکنید. آن را مبتنی بر اهمیت و فوریت آن در رسیدن به هدف بزرگ تنظیم نمایید. بیشتر افراد این زمان را نمی گذارند، زمانی که برای اولویت بندی لازم است. آنها معمولاً منفعل هستند پس شما دست به کار شوید تا فعال و پویا باشید.
چقدر می توانید زمان بخرید؟ در اینجا هشت راهنما برای ذخیره زمان وجود دارد که شما میتوانید در فعالیت های روزمره تان اعمال نمایید.
۸ راه موثر برای اولویت بندی کارها به صورت موثر
۱ – لیست تهیه کنید، آن هم به تعداد زیاد
یادداشتهای اولویت‌بندی شده به تمرکز و چند وظیفه ای بودن کمک می نماید.
۲- در برنامه‌ریزی روزمره تان اولویت‌بندی کنید
مسائل غیر موثر را از برنامه کاری روزمره تان حذف کرده یا به حداقل برسانید تا زمان برای کارهای موثر باز شود.
۳ – بیاموزید که سطح بالای انرژی شما چه زمانی است
طوری زمان بندی کنید که کارهای با اولویت بالا را در زمانی که پر انرژی هستید انجام دهید تا موثرتر باشد
۴- صبح زود ایمیل های تان را دسته بندی کنید
هر بخش را در دسته خودش قرار دهید: الان، آینده، سطل آشغال. زیرا هر بخش تنها یکبار دیده می شود، می توانید در طول روز زمان بخرید.
۵ – درخواست ایمیل های ساده بدهید
از افراد بخواهید تا هنگامی که می‌خواهند ایمیل های مهم را برای شما ارسال کنند، فعالیت های مورد انتظارشان را به طور واضح با نقطه کنارش مشخص نماین؛ نه با توضیحات مفصل. خودتان نمونه‌ای را بفرستید که در آن بطور اثربخش مسائل را مطرح نموده اید.
۶ – پیش از پاسخ به تلفن، اهدافتان را بنویسید
تا در زمان مکالمه بتوانید زمان بیشتری برای اثر بخش بودن داشته باشید.
۷- خواندن تان را اولویت بندی کنید
بیاموزید تا مجلات صنعتی را به طور سطحی مرور کنید. سپس آن قسمتها که واقعاً برایتان ارزش دارند را به دقت بخوانید.
۸- دستور جلسه ی کتبی تهیه کرده و در هر جلسه مطابق با آن پیش بروید
اگر شما ترتیب دهنده ی جلسه نیستید، طوری به پیشبرد جلسه کمک کنید تا کارا بوده و به اهداف قابل انجام منجر شود.
